Kde vám automatizace opravdu ušetří čas a kde ne

Máte pocit, že ve své práci trávíte příliš mnoho času opakujícími se úkoly, ale nevíte, kde s automatizací začít?

Možná nepotřebujete další aplikaci. Možná je problém v samotném procesu, ve způsobu předávání informací nebo v tom, že některé kroky děláte jednoduše proto, že se tak dělaly vždycky.

Na tomto kurzu proto nezačneme výběrem technologie. Nejdříve se podíváte na svou vlastní práci a zjistíte, co má skutečně smysl změnit a co je lepší zatím nechat být.

Jak bude kurz probíhat

Kurz proběhne online a bude mít praktickou, interaktivní formu. Nebudete pouze poslouchat výklad – v průběhu kurzu budete pracovat s vlastními situacemi a postupně hodnotit konkrétní činnosti ze své práce.

Společně si ukážeme celý postup na modelovém příkladu. Následně jej použijete na své vlastní příklady a vyberete činnost, u které má největší smysl začít. Během společné části se můžeme podívat také na vybrané situace účastníků.

Co si z kurzu odnesete

Během kurzu si postupně:

• zmapujete činnosti, které vám pravidelně zabírají čas,
• najdete opakující se rutiny a zbytečné kroky,
• odlišíte problém v procesu od problému v používaném nástroji,
• naučíte se posoudit, zda je konkrétní úkol vhodný pro automatizaci,
• vyhodnotíte jeho přínos, složitost a rizika,
• vyberete jeden konkrétní případ, kterým má smysl začít,
• vytvoříte si jednoduchý plán dalšího postupu.

Součástí kurzu bude pracovní materiál Mapa příležitostí k automatizaci, který budete průběžně vyplňovat na základě vlastních příkladů.

Na konci nebudete mít seznam deseti nových aplikací, ale jedno konkrétní rozhodnutí: co chcete zlepšit, proč jste si vybrali právě tuto oblast a jaký bude váš první krok.

Co budeme probírat

1. Kde ve vaší práci skutečně mizí čas

Podíváte se na svou běžnou pracovní rutinu a najdete činnosti, které se opakují, zabírají čas nebo vás zbytečně brzdí.

2. Je problém opravdu v nástroji?

Ukážeme si, proč nový software někdy problém nevyřeší a proč automatizace špatně nastaveného procesu může pouze zrychlit chaos.

3. Co je dobrým kandidátem na automatizaci

Budeme hodnotit například četnost úkolu, jeho časovou náročnost, míru standardizace, dostupnost dat a množství výjimek.

4. Co raději zatím neautomatizovat

Ne každý úkol je pro automatizaci vhodný. Podíváme se na situace s nejasnou odpovědností, citlivými daty, častými výjimkami nebo potřebou lidského rozhodování.

5. Jak vybrat první případ

Jednoduchým způsobem porovnáte očekávaný přínos, složitost a rizika jednotlivých možností.

6. Váš první plán automatizace

Vyberete jednu konkrétní činnost a stanovíte si realistický další krok.

Pro koho je kurz určen

Kurz je vhodný především pro:

• freelancery a OSVČ,
• malé podnikatele,
• vedoucí menších týmů,
• kancelářské pracovníky,
• každého, kdo má pocit, že příliš mnoho času tráví rutinní nebo zbytečně složitou prací.

Technické znalosti ani předchozí zkušenosti s automatizací nejsou potřeba. Kurz není postavený na konkrétním softwaru a nemusíte umět programovat.

Co budete potřebovat

Budete potřebovat počítač s připojením k internetu a dvě až tři konkrétní činnosti ze své práce, které se pravidelně opakují, zabírají vám čas nebo by podle vás mohly fungovat jednodušeji.

Nemusíte předem vědět, zda jsou pro automatizaci skutečně vhodné. Právě to během kurzu pomocí pracovního materiálu zjistíte.

Čím konkrétnější vlastní příklady si připravíte, tím více si z kurzu odnesete. Pokud vás žádný vhodný příklad nenapadne, budete si moci celý postup vyzkoušet na připravené modelové situaci.

Proč kurz se mnou

Pracuji jako business a procesní analytička, konzultantka a lektorka. Ve své práci propojuji firemní procesy, data, reporting a automatizaci. Mám zkušenosti z mezinárodních společností i z projektů pro menší firmy.

Zajímá mě především otázka, která přichází ještě před výběrem technologie: Co je skutečný problém a co má vůbec smysl měnit?

Proto nebudu propagovat konkrétní nástroje ani automatizaci za každou cenu. Cílem kurzu je naučit vás dívat se na vlastní práci systematicky a vybrat řešení, které vám bude skutečně dávat smysl.